Portfolio business di Meta: cos'è e come dare accesso
Portfolio business Meta, l'ex Business Manager, spiegato dal lato del titolare: cosa contiene, chi deve esserne il titolare, come dare accesso a chi ti segue la pubblicità come partner, il ruolo minimo per ogni risorsa, cosa fare quando cambi agenzia, e come trovare l'ID, creare o eliminare un portfolio.
Il portfolio business Meta è il contenitore che raccoglie le risorse della tua azienda su Facebook e Instagram: Pagina, profilo Instagram, account pubblicitario, pixel, cataloghi prodotti. Si chiamava Business Manager. Da lì decidi chi può lavorare su cosa, compreso chi ti segue la pubblicità. Dovrebbe essere dell'azienda, non dell'agenzia.
Portfolio business di Meta: cos'è
Il portfolio business serve a gestire in un unico posto le risorse dell'azienda e le persone che ci lavorano. La guida Informazioni sui portfolio business lo descrive così: riunisce Pagine Facebook, account Instagram e Threads, account pubblicitari, cataloghi di prodotti e altre risorse, e permette di dare a ognuno solo l'accesso che gli serve.
Il nome è cambiato, la sostanza no. Nella guida sull'autenticazione a due fattori Meta scrive che il portfolio business era "precedentemente chiamato Business Manager". Lo gestisci dalle Impostazioni di Meta Business Suite. Se un'agenzia ti chiede "l'ID del Business Manager", ti sta chiedendo l'ID del portfolio.
Secondo la stessa guida, il portfolio serve anche per cose che senza non puoi fare: usare Meta Business Suite, attivare la fatturazione mensile e verificare il dominio del sito.
Cosa contiene, e cosa non vedi dall'account pubblicitario
Un portfolio contiene risorse diverse, e ognuna ha i suoi accessi. Nella guida su come creare un portfolio business Meta elenca Pagina Facebook, profilo Instagram, account pubblicitario, app e pixel. Precisa anche che una risorsa può appartenere a un solo portfolio.
- Pagina Facebook e profilo Instagram: da dove escono i post e a nome di chi escono le inserzioni.
- Account pubblicitario: dove vivono campagne, budget e metodo di pagamento.
- Dataset e pixel: i dati che il sito manda a Meta. Se hai un negozio online, lo spiego nella guida al pixel Meta su Shopify.
- Catalogo prodotti: l'elenco dei prodotti che usano le inserzioni dinamiche.
Qui c'è un punto che controllo sempre. Il catalogo sta nel portfolio, non nell'account pubblicitario. Se lo cerchi solo dall'account pubblicitario, può sembrare che non esista. Per questo, quando prendo in mano una gestione, guardo le risorse dal portfolio e non solo dalle campagne. Lo stesso vale per Instagram: va collegato all'account pubblicitario, se vuoi che le inserzioni escano con il tuo profilo Instagram. È uno dei controlli che faccio all'avvio.
Chi deve esserne il titolare
Il portfolio dovrebbe essere creato dall'azienda, con una persona dell'azienda che ne ha il controllo completo. Chi ti segue la pubblicità entra come partner, con il suo portfolio. Così, se cambi consulente o agenzia, Pagina, account e dati restano dove sono.
Chi crea il portfolio ne ha il controllo completo: lo scrive Meta nella guida alla creazione. Il nome dovrebbe coincidere con il nome pubblico dell'azienda, e ognuno può creare personalmente fino a 2 portfolio. Meta consiglia anche che due persone attive abbiano il controllo completo, e di darlo solo a chi ne ha bisogno, preferibilmente a non più di 10 persone.
Nel concreto: tu, o un socio, con il controllo completo. Chi lavora sulle campagne no.
Come dare accesso a chi ti segue la pubblicità
Per dare accesso a un consulente o a un'agenzia non serve la tua password né un invito personale: li aggiungi come partner al tuo portfolio. Ti basta l'ID del loro portfolio business. I passi sono quelli della guida Meta Come concedere a un partner l'accesso alle risorse business.
Prima di cominciare, servono tre cose:
- il controllo completo del tuo portfolio (se non vedi la voce Partner, probabilmente non ce l'hai);
- un portfolio business del partner, con il suo ID;
- l'autenticazione a due fattori attiva sul tuo portfolio.
Poi:
- Vai in Impostazioni di Meta Business Suite, nel portfolio della tua azienda.
- Nel menu a sinistra, sezione Utenti, clicca su Partner.
- Clicca su Aggiungi e scegli Concedi a un partner di accedere alle tue risorse.
- Inserisci l'ID del portfolio business del partner e clicca su Avanti.
- Scegli le risorse da condividere e il livello di accesso. Se è parziale, seleziona le attività su cui il partner deve lavorare.
- Clicca su Assegna risorse.
Un'altra persona con il controllo completo potrebbe dover approvare. Dopo, sia tu sia il partner vedete le risorse condivise nelle Impostazioni dei rispettivi portfolio.
Un dettaglio che tutela te: anche con il controllo completo di una risorsa, il partner non può condividerla con un'altra azienda. Lo può fare solo chi la possiede.
Il ruolo minimo che serve per gestire le campagne
Quando prendo in mano un account, prima guardo gli accessi in sola lettura, poi chiedo per ogni strumento il ruolo minimo che serve per lavorare, con il perché. Meta va nella stessa direzione: nella guida sulle autorizzazioni del portfolio scrive che dare solo le autorizzazioni necessarie aiuta a tenere più sicuri portfolio e risorse.
Meta distingue due livelli: accesso completo (prima "controllo completo") e accesso parziale, con attività specifiche. La tabella qui sotto viene dalla guida sulle impostazioni di accesso basate sulle attività.
| Risorsa | Cosa basta a chi gestisce le campagne | Cosa resta all'accesso completo |
|---|---|---|
| Account pubblicitario | Accesso parziale "Gestione delle campagne": vede le inserzioni e i report, crea e modifica le inserzioni | Impostazioni, pagamenti e autorizzazioni dell'account |
| Pagina Facebook | Accesso parziale con l'attività "Inserzioni" | Dare o togliere l'accesso ad altre persone |
| Profilo Instagram | Accesso parziale con l'attività "Inserzioni" | Dare o togliere l'accesso, gestione completa |
| Dataset e pixel | Accesso parziale "Uso del dataset di eventi": vede i dati e crea inserzioni per le conversioni | Impostazioni, eventi, accessi delle persone |
| Catalogo | Accesso parziale "Base": vede i prodotti, crea insiemi di prodotti, sceglie il catalogo nelle inserzioni | Aggiungere o modificare prodotti e origini dei dati, collegare il catalogo, eliminarlo |
Questa è la base. Se a chi ti segue chiedi anche di sistemare il catalogo o di impostare gli eventi del pixel, gli serve di più su quella risorsa, e va bene. Conta che ogni accesso abbia un motivo che sai spiegare.
Il controllo completo del portfolio è un'altra cosa: permette di gestire persone, partner e impostazioni, e perfino di eliminare il portfolio. A chi gestisce le campagne di solito non serve.
Quando cambi chi ti segue la pubblicità
Quando cambi consulente o agenzia, chi c'era prima deve uscire dal portfolio. Controllare chi ha ancora accesso è uno dei controlli che faccio quando arrivo su un account. Lavorare in due sulle stesse campagne, senza saperlo, crea confusione nei numeri e nelle modifiche.
Per rimuovere un'agenzia, la guida Rimozione dei partner dal portfolio business indica questi passi, sempre con il controllo completo:
- Vai in Impostazioni di Meta Business Suite.
- Clicca su Partner nel menu a sinistra.
- Apri le opzioni in alto a destra e scegli Rimuovi dal portfolio business.
- Clicca su Rimuovi partner.
Se invece era entrata una persona singola, si toglie da Persone, come spiega la guida sulla rimozione di persone: la rimozione toglie l'accesso al portfolio e a tutte le risorse che quella persona aveva. Meta consiglia anche di togliere chi non entra da 90 giorni, soprattutto se ha il controllo completo.
Per un controllo più ampio, chi ha il controllo completo può scaricare dalla scheda Persone un file con le autorizzazioni di tutti, e la cronologia del portfolio con le modifiche importanti.
Trovare l'ID, creare ed eliminare un portfolio
Dove trovi l'ID del portfolio business
Secondo la guida Come trovare l'ID del portfolio business: vai in Impostazioni, scegli Informazioni sul portfolio business nel menu a sinistra e leggi il numero sotto il nome del portfolio. È il numero che ti chiede il partner, o che chiedi tu a lui.
Come creare un portfolio business
Vai su business.facebook.com, apri il menu a discesa sotto Home in alto a sinistra e clicca su Crea un portfolio business. Inserisci il nome dell'azienda, il tuo nome e un'email aziendale, che dovrai confermare. Meta avvisa che un portfolio nuovo potrebbe non avere subito tutte le funzioni pubblicitarie.
Come eliminare un portfolio business
Prima di eliminarlo, pensaci. La guida Come eliminare il portfolio business dice che l'azione non si può annullare e che Meta toglie gli accessi alle risorse dentro, come Pagine, account pubblicitari e pixel. Le Pagine tornano a un altro portfolio o al profilo personale del titolare. Il percorso è Impostazioni, Informazioni business, Elimina in modo permanente l'azienda. L'eliminazione resta in sospeso 24 ore, poi non si recupera.
Se il motivo è un'agenzia che non vuoi più, di solito basta rimuoverla come partner.
Domande frequenti sul portfolio business
Portfolio business e Meta Business Suite sono la stessa cosa?
No. Il portfolio è il contenitore delle risorse e degli accessi. Meta Business Suite è lo strumento con cui lo gestisci: le Impostazioni del portfolio si aprono da lì.
Devo dare la mia password a chi mi segue le campagne?
No. Lo aggiungi come partner con l'ID del suo portfolio, e scegli tu risorse e livello di accesso. Lo spiego anche nella guida su come verificare la gestione Meta Ads di chi ti segue.
Mi serve il portfolio per fare pubblicità?
Secondo Meta, il portfolio ti serve per usare Meta Business Suite, attivare la fatturazione mensile e verificare il dominio. In più è il posto dove tieni in ordine gli accessi. Se stai partendo da zero, leggi come creare una campagna Facebook.
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