Quanto costa un gestionale su misura: cifre e voci
Quanto costa un gestionale su misura: le cifre di sei fonti messe a confronto, il perché delle differenze, il conto a 5 anni contro Odoo e Zucchetti con i listini ufficiali, le voci che spostano il prezzo e i costi dopo il rilascio.
Quanto costa un gestionale su misura per una PMI: secondo tre software house italiane che pubblicano i loro prezzi (Logix, Garda Informatica e Codebaker, pagine lette il 12 novembre 2026), in genere tra 10.000 e 50.000 euro. Un primo modulo per un solo reparto parte da circa 3.100 euro secondo Garda Informatica, mentre Nebu indica 8.000 euro + IVA come prezzo d'ingresso. Dove cadi tu dipende da utenti, collegamenti e dati da portare dentro.
Qui trovi le cifre di chi le pubblica, messe a confronto, e il perché delle differenze. Poi il conto a 5 anni contro due gestionali pronti con il listino ufficiale, le voci che spostano il prezzo e cosa costa dopo il rilascio. Costruisco gestionali e pannelli su misura per lavoro: chiudo con il metodo che uso per partire senza buttare mesi.
Quanto costa un gestionale su misura: le cifre del mercato
Le cifre pubbliche più complete sul costo di un gestionale su misura in Italia vengono da software house e piattaforme che vendono sviluppo. Le ho aperte e lette una per una il 12 novembre 2026. Nella tabella c'è la cifra, cosa conta ciascuna fonte e la data della pagina.
| Fonte | Cifra | Cosa conta | Data della pagina |
|---|---|---|---|
| Logix Software | 5.000-12.000 € semplice; 12.000-30.000 € completo; 30.000-50.000 € piattaforma; media dei loro progetti circa 20.000 € | Semplice: 2-3 funzioni e pochi ruoli. Completo: più ruoli e 1-2 collegamenti. Piattaforma: web app, app e pagamenti | 22/10/2026 |
| Garda Informatica | circa 3.100 € per un settore; 10.000-50.000 € per più reparti (+ IVA) | Su misura con componenti già pronti, il loro metodo | 07/10/2026 |
| Codebaker | 5.000-15.000 € semplice; 15.000-50.000 € medio; oltre 50.000 € enterprise | Medio: gestionali, ERP e CRM con più ruoli e integrazioni, "la fascia più frequente per le PMI" | nessuna data |
| Nebu | primo modulo con 8.000 € + IVA come prezzo d'ingresso, primo anno di manutenzione compreso | Un modulo in 6-12 settimane | 11/11/2026 |
| FreelanceDEV | 8.000-15.000 € micro-imprese; 30.000-80.000 € PMI | Sviluppo su misura, 4-8 mesi per le PMI | nessuna data |
| Sortlist | 10.000-25.000 € piccoli; 25.000-100.000 € medi; oltre 100.000 € grandi | Progetti software in genere, affidati ad agenzie | 01/04/2026 |
Una cosa va detta: tutte queste fonti vendono sviluppo. Per questo le metto una accanto all'altra invece di prenderne una sola. Dove tre fonti diverse concordano, la cifra è solida.
Perché le cifre vanno da 3.000 a oltre 80.000 euro
Le cifre cambiano tanto perché le fonti non misurano la stessa cosa. Cambiano tre fattori: se il gestionale parte da zero o da pezzi già pronti, quanti reparti copre e chi lo costruisce. Due preventivi per "un gestionale" possono differire di tre volte senza che nessuno dei due sia sbagliato.
- Da zero o da componenti già pronti. Garda parte da componenti riusabili e arriva a circa 3.100 € per un solo settore. Sulla stessa pagina indica 80.000-200.000 € e 12-24 mesi per uno sviluppo completamente da zero, come ordine di grandezza per aziende tra 1 e 10 milioni di fatturato.
- Quanti reparti. Un modulo che gestisce clienti e scadenze non è un sistema che lega vendite, magazzino e commesse. Per più reparti Garda, Logix e Codebaker concordano su 10.000-50.000 €.
- Chi lo costruisce. FreelanceDEV (30.000-80.000 € per una PMI) e Sortlist (25.000-100.000 € per i progetti medi) contano sviluppo su misura con tempi lunghi o progetti software generici d'agenzia, non un gestionale per un processo preciso.
Quando leggi un preventivo, quindi, chiedi prima cosa conta: un modulo o l'azienda intera, pezzi pronti o codice nuovo. Solo dopo ha senso confrontare il totale.
Gestionale pronto o su misura: quanto costano in 5 anni
Un gestionale pronto costa poco all'inizio e si paga ogni mese, spesso per ogni utente. Uno su misura costa di più all'inizio e poi chiede hosting e manutenzione. Per confrontarli serve un orizzonte lungo: qui uso 5 anni e 10 utenti, con i listini ufficiali letti il 12 novembre 2026.
| Gestionale | Listino | Calcolo con 10 utenti | 5 anni di canoni |
|---|---|---|---|
| Odoo Standard | 14,90 €/utente/mese a prezzo pieno, pagamento annuale | 14,90 × 10 utenti × 60 mesi | 8.940 € |
| Odoo Personalizzato | 27,90 €/utente/mese a prezzo pieno, pagamento annuale | 27,90 × 10 utenti × 60 mesi | 16.740 € |
| Zucchetti Tieni il Conto PRO, versione base | 87 €/mese + IVA con 1 utente; utente aggiuntivo 33 €/mese | (87 + 9 × 33) = 384 € al mese × 60 mesi | 23.040 € + IVA |
Odoo applica uno sconto il primo anno (11,90 € invece di 14,90 € sullo Standard), valido 12 mesi. La pagina dice anche che l'implementazione e i servizi di un esperto Odoo non sono inclusi: li fa un partner, con un preventivo a parte. Personalizzare Odoo, ERPNext o Dolibarr costa 10.000-50.000 € secondo FreelanceDEV. Garda indica 10.000-60.000 € per un ERP pronto personalizzato, più 5.000-10.000 € l'anno di licenze.
Dall'altra parte, due esempi su misura con le cifre delle fonti. Nebu: 8.000 € + IVA per il primo modulo con il primo anno di manutenzione, poi un canone di 950 € l'anno come prezzo minimo, che non dipende dagli utenti. Sono circa 11.800 € + IVA in 5 anni, per un modulo. Garda calcola un gestionale completo di esempio a circa 11.200 € + IVA, più l'hosting.
La regola che ne esce è semplice. Il pronto costa meno se il tuo processo sta già dentro il prodotto. Il su misura conviene quando paghi tanti utenti ogni mese, quando paghi un partner per piegare il programma al tuo lavoro, o quando sei tu a piegare il lavoro al programma.
Da cosa dipende il prezzo di un gestionale
Il prezzo di un gestionale su misura dipende da cinque voci: utenti e ruoli, collegamenti con altri programmi, dati da importare, documenti da stampare e app sul telefono. Garda Informatica pubblica un calcolatore con il prezzo di ciascuna: lo uso come esempio perché è l'unico listino voce per voce che ho trovato.
| Voce | Prezzo nel calcolatore di Garda (+ IVA) |
|---|---|
| Base: installazione, formazione, cruscotto, messa online, 3 anagrafiche principali e 2 secondarie | 3.100 € |
| Collegamento con il programma di fatturazione che usi già | 2.000 € |
| Fatturazione gestita dentro il gestionale | 4.000 € |
| Collegamento con un sistema esterno (banca, pagamenti, Google Calendar) | 2.000 € l'uno |
| Importazione da Excel o CSV | 800 € per formato |
| Stampa PDF, Word o etichetta | 600 € per stampa |
| Notifica via email | 300 € per notifica |
| Esportazione in Excel o CSV | 200 € per tabella |
Utenti e ruoli
Ogni ruolo con permessi diversi (chi vede i prezzi, chi approva, chi vede solo le sue commesse) è lavoro in più. Logix lo usa come confine tra la fascia semplice e quella completa.
Collegamenti con altri programmi
Fatturazione, banca, e-commerce, calendario: ogni collegamento pesa quanto o più della base. Prima della call conviene elencare i programmi che il gestionale deve parlare, non quelli che ti piacerebbe collegare un giorno.
Dati da importare
Anni di Excel con colonne diverse da un file all'altro costano più di un'anagrafica pulita. Garda conta l'importazione per formato di foglio, non per riga: dieci file uguali costano come uno.
Documenti, stampe e app sul telefono
Preventivi in PDF, bolle, etichette: ogni modello è una voce. Un'app da pubblicare sugli store porta altri costi, che spiego nell'articolo su quanto costa creare un'app. Per un gestionale interno spesso basta una web app che si installa sul telefono.
Quanto costa un gestionale dopo il rilascio
Dopo il rilascio un gestionale su misura costa tre cose: hosting, manutenzione e modifiche. Le cifre pubbliche sono queste, e vanno chieste a parte in ogni preventivo, perché spesso non sono comprese nello sviluppo.
- Hosting: da 0 a 20 € al mese per la maggior parte dei gestionali, secondo Logix, che lo tiene fuori dal prezzo dello sviluppo.
- Manutenzione: tra il 15% e il 25% del costo iniziale ogni anno, secondo FreelanceDEV. Nebu dà un canone di 950 € l'anno come prezzo minimo, con hosting, backup, aggiornamenti di sicurezza e assistenza.
- Modifiche: le funzioni nuove si preventivano a parte. Qui il su misura ha un vantaggio: aggiungi solo quello che serve, quando serve.
Come partire senza buttare mesi: un processo, una prima versione, poi il resto
Il modo più sicuro di spendere bene su un gestionale è partire da un solo processo, metterlo in mano a chi lo usa ogni giorno e aggiungere il resto dopo. Una prima versione usata davvero insegna più di un capitolato di trenta pagine scritto prima di vedere lo schermo.
- Scegli il processo che fa perdere più tempo. Le richieste che si perdono tra email e WhatsApp, le giacenze contate a mano, le scadenze su un foglio Excel.
- Costruisci solo quello, bene. Pochi schermi, i ruoli giusti, i dati veri importati.
- Fallo usare. Le correzioni vere arrivano dalle persone che lo aprono ogni mattina.
- Poi aggiungi. Il secondo reparto, il collegamento con la fatturazione, le stampe.
È il metodo che seguo. A marzo 2026 ho costruito un gestionale su misura per un'azienda. Il pannello del mio sito l'ho costruito su misura per il mio lavoro, ed è online dal 3 ottobre 2026. Ha una casella unica dove arrivano contatti, richieste di analisi e call prenotate, ognuna con un solo stato. Ci sono le trattative e i clienti con i loro contratti, e una pagina "Oggi" con le call e le richieste da gestire. Sito e pannello si installano come app su Android. Se ti stai chiedendo se ti basta un programma pronto, ne parlo nella guida su quale CRM scegliere per un'azienda piccola.
Quanto costa il tuo gestionale: cosa portare alla call
Il numero del tuo gestionale dipende dalle voci viste sopra, e si stima bene solo guardandole sul tuo caso. Per questo il prezzo non lo trovi in questa pagina. In 30 minuti di call gratuita le guardiamo insieme, e dopo ti mando una cifra scritta, con i costi una tantum separati da quelli mensili.
Per usare bene quei 30 minuti porta:
- il processo da cui vuoi partire, raccontato come lo fai oggi;
- quante persone lo useranno e chi deve vedere cosa;
- i programmi con cui deve parlare (fatturazione, banca, negozio online);
- un esempio dei fogli Excel o dei dati che hai adesso;
- i documenti che stampi o mandi ai clienti.
Trovi come lavoro sulla pagina dei gestionali e delle app su misura. Se preferisci partire da una lettura gratuita della tua situazione digitale, chiedi l'analisi gratuita.
Domande frequenti
Il codice del gestionale resta mio?
Dipende dal contratto, quindi fallo scrivere nel preventivo. Nei miei progetti codice e dati restano al cliente, come è scritto sulla pagina del servizio. Con un gestionale pronto invece paghi l'uso: i dati sono tuoi, il programma no.
Posso partire con poche funzioni?
Sì, ed è il modo che consiglio. Un primo modulo su un processo costa una frazione del sistema completo: circa 3.100 € per un settore secondo Garda, 8.000 € + IVA come prezzo d'ingresso secondo Nebu.
Si collega alla fatturazione elettronica?
Di solito il gestionale si collega al programma di fatturazione che usi già, invece di rifarlo. Nel calcolatore di Garda il collegamento costa 2.000 €, la fatturazione gestita dentro il gestionale 4.000 €.
Meglio il cloud o un server in azienda?
Per una PMI il cloud toglie il pensiero di backup, aggiornamenti e accesso da fuori, e costa poco: da 0 a 20 € al mese per la maggior parte dei gestionali, secondo Logix. Un server in azienda ha senso se hai già chi lo gestisce o vincoli precisi sui dati.
